„Zoom е платформа за видео разговори, а Teams като част от пакета Office 365, е среда за сътрудничество“.
Колко често сте чували това изказване?
Може би не разбирате и какво се крие зад думите „среда за сътрудничество“? Написахме за вас кратък преглед за тази „среда за сътрудничество“ въз основа на собствения ни опит.
Малък бонус - схема "Пирамида на потребностите за дистанционна работа в екип " в самия курс - за определяне на вашия стандарт за дигиталното работно място.
Нека да се опитаме да вникнем в този въпрос.
Повечето от нас познават пирамидата на потребностите на американския психолог Ейбрахам Маслоу, която има 7 нива. Аз искам да ви предложа подобен модел, наричащ се “Пирамида на дигиталните потребности за ефективна дистанционна работа”. Този модел също има 7 нива:
Какво всеки един от тях означава от гледна точка на дистанционната работа?
Саморазвитие: work-life balance - намаляване на рисковете от бърнаут, мисия и ценности на компанията, „тюркоазените” организации.
Борба с рутината: автоматизация и роботизация на различните процеси, фокусиране на вниманието, управление на времето.
Профисионално развитие: предизвикателни задачи, ресурси за самоподготовка, обучение в процеса на работа, ментроство (обучение от колегиге).
Прозрачност на резултатите: общ достъп до екипните задачи, дискусии, резултати, свободна размяна на информация и признание за добре свършената работа; продуктивна обратна връзка, аналитика.
Екипна работа: режим на съвместната работа, обсъждане и промяна на информация, аудио/видео връзка, невербалната комуникация (емоджи, използване на чата и т.н.), споделени календари, бързо търсене.
Сигурност: усещане за безопасност в дигиталната среда, което включва базови компютърни умения, правилни очаквания, резервно устройство за работа (смартфон).
Инфраструктура: компютър, Интернет, операционна система, слушалки, удобно работното място.
Като пример искам да ви покажа нашия стандарт за работното място:
Саморазвитие: гъвкаво работно време, обратна връзка, време на продуктивната работа
Борбата с рутина: Booking, PowerApps, OneDrive, Teams…
Профисионалното развитие: Microsoft Learn. VIVA, интересните проекти…
Прозрачност на резултатите: финансови отчети на Power Bi, Azure DevOps Boards
Екипната работа: Microsoft Teams на всичките устройства, отделен екип за всеки проект, споделени календари
Сигурност: Microsoft 365 – платформа за работа и съхраняване на данните
Инфраструктура: iPhone, основен ПК с Win10/Edge, отделните работни места
За да реализираме саморазвитие трябва да осигурим “базовите потребности”! Microsoft 365 покрива 80-100% от софтуерните потребности на компанията за ефективната дистанционна работа на всичките нива.
1.От гледна точка на саморазвитие
Използване на MyAnalytics – инструментът от пакета на Microsoft 365, показва нивото на личната продуктивност от самореализация, като взима данните от Teams, за да бъде вашият личен Time Manager. Той осигурява добра обратна връзка за реализация на ниво Саморазвитие.
2.Борбата с рутината
Използване на чат ботове, които могат да бъдет създадени в Microsoft 365. Работят в Teams; използване на Workhub - дигитално работно място в Microsoft Teams, който може да съдържа всички ресурси необходими за конкретна задача
3.Относно професионално развитие
Използване на Microsoft Learn – продукт на Microsoft. Това е учебен ресурс, предназначен за обучение в Microsoft Teams, който може да съдържа новини, учебните материали, обучителни курсове, различните файлове, видео уроци могат да бъдат създадени пространства за изпълняване на практически проекти и т.н.
4. Прозрачност на резултатите
Microsoft Power BI - инструмент за анализ на данните. В самия Teams има възможност за получаване на персонализираните данни , които дават възможност да се вземат решения въз основа на получената информация. В случая Microsoft Teams се допълва от Power BI. Тази прозрачност на бизнес аналитиката е достъпна за целия екип.
5. Екипната работа
Това е основна задача на Teams. Microsoft Teams не само осигурява видео връзка, но и дава възможност да се създават голямо количество екипи. За всеки отделен проект може да се направи работен екип или група, в която участниците могат да взаимодействат помежду си. Teams дава възможност да си следите активните групи/екипи или да ги архивирате, т.е. да замразите тяхната дейностт(например за успешно изпълнени проекти).
От гледна точка на екипна работа Microsoft Teams съдържа не само групи, които се състоят от различни файлове, чатове, публикации на Excel данни и т.н., но също така е канал за дейности, показващ цялата активност, календар за планирате събрания, който може да нагласяте лично.
Microsoft Teams е подходящ за всичките устройства.
6. Сигурност:
Обикновено малките и средните компании не винаги имат достатъчно финансови ресурси да създадат отделна длъжност за специалист по киберсигурност, който да се занимава с кибер заплахите. В този случай може да ни бъде полезен Microsoft 365. Той съдържа доклади и одити за информационна сигурност. Следвайки правилата на Microsoft, по-конкретно настройките по подразбиране, това може да осигури необходимото ниво на сигурност за компанията. Останалите административни задачи могат да се изпълняват с помощта на достатъчно разбираем визуален интерфейс, което е важно за компаниите, имащи само един или няколко IT специалисти.
7. Инфраструктура:
От гледна точка на ниво инфраструктура е важно да се фокусира върху хардуерни компоненти, включително и възможността да се инсталира Windows 10 заедно с всичките необходими актуализации на утройства, които се използват за работа (компютър, iPhone, iPad,др.).
Всичко изложено доказва горепосочената теза, че корпоративеният лиценз Microsoft 365 осигурява 80-100% от потребностите на дигитално работно място. Естествено, ще са необходими още софтуер, хардуер, регламенти и самите работни места.
За допълнителна информация:https://support.microsoft.com/ru-ru/training
Източник: статия на Артем Черневски
